Przechowywanie akt osobowych jest kluczowym elementem zarządzania dokumentacją w każdej organizacji. Akta osobowe zawierają istotne informacje dotyczące pracowników, takie jak dane personalne, historia zatrudnienia, wynagrodzenia oraz inne dokumenty związane z przebiegiem pracy. W Polsce zasady dotyczące przechowywania akt osobowych są ściśle regulowane przez prawo, a ich przestrzeganie jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Zgodnie z przepisami, okres przechowywania akt osobowych zależy od daty zatrudnienia pracownika oraz rodzaju dokumentów. Wprowadzenie nowych przepisów w 2019 roku zmieniło dotychczasowe zasady, skracając okres przechowywania dla niektórych dokumentów z 50 do 10 lat. Warto zaznaczyć, że odpowiednie zarządzanie i archiwizacja tych dokumentów nie tylko spełnia wymogi prawne, ale również chroni interesy zarówno pracodawcy, jak i pracownika.
Jak długo przechowywać akta osobowe pracowników? Praktyczny przewodnik dla pracodawców
Akta osobowe pracowników należy przechowywać przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Okres ten wynika z przepisów prawa pracy, w szczególności z Kodeksu pracy oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dokumenty te muszą być przechowywane w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo i poufność. W przypadku kontroli, pracodawca jest zobowiązany do udostępnienia akt odpowiednim organom.
Zmiany w przepisach dotyczących przechowywania akt osobowych: Co musisz wiedzieć?
Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące przechowywania akt osobowych pracowników. Okres przechowywania został skrócony z 50 do 10 lat dla pracowników zatrudnionych po tej dacie. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku okres ten pozostaje bez zmian. Pracodawcy muszą również prowadzić akta osobowe w formie elektronicznej lub papierowej, zgodnie z wyborem. Nowe przepisy nakładają obowiązek informowania pracowników o sposobie i okresie przechowywania ich dokumentacji.
Akta osobowe a RODO: Jak długo można przechowywać dane pracowników zgodnie z prawem?
Zgodnie z RODO, dane osobowe pracowników można przechowywać tylko przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane. W Polsce przepisy prawa pracy określają szczegółowe terminy przechowywania akt osobowych. Dokumenty związane z zatrudnieniem należy przechowywać przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Po upływie tego okresu dane powinny zostać usunięte lub zanonimizowane.
Przechowywanie akt osobowych jest kluczowym elementem zarządzania dokumentacją w każdej organizacji. W Polsce okres przechowywania akt osobowych pracowników jest ściśle regulowany przez prawo. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, akta osobowe należy przechowywać przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Wcześniej, przed zmianą przepisów w 2019 roku, okres ten wynosił 50 lat.
Podsumowując, odpowiednie zarządzanie i przechowywanie akt osobowych jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również dobrą praktyką biznesową. Przestrzeganie tych zasad pomaga uniknąć potencjalnych problemów prawnych oraz zapewnia ochronę danych osobowych pracowników. Warto również pamiętać o regularnym aktualizowaniu wiedzy na temat obowiązujących przepisów, aby dostosować się do ewentualnych zmian w prawie.
0 komentarzy
